1. Quản lý và triển khai công tác nghi lễ

• Tham gia lập kế hoạch và tổ chức triển khai các hoạt động nghi lễ phục vụ dự án và hoạt động nội bộ theo kế hoạch năm, bao gồm các mốc quan trọng như lễ động thổ, lễ cất nóc và các ngày lễ theo thông lệ.
• Điều phối và chuẩn bị đầy đủ các hạng mục phục vụ nghi lễ: kịch bản, timeline, không gian, lễ phẩm, hoa và các yếu tố liên quan
• Theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện, đảm bảo các hoạt động nghi lễ được triển khai đúng thời điểm, đúng kế hoạch và không ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án cũng như hoạt động nội bộ.

2. Phối hợp và theo dõi nhà thầu, đơn vị liên quan

• Là đầu mối hành chính theo dõi, phối hợp và cập nhật tiến độ triển khai của các nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan đến công tác nghi lễ và hành chính.
• Tổng hợp, báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng hoặc hình ảnh của dự án/Tập đoàn.

3. Quản lý hồ sơ, chi phí và thanh toán

• Thực hiện và theo dõi các thủ tục thanh toán chi phí cho nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ theo đúng quy trình, ngân sách và phê duyệt của Tập đoàn.
• Kiểm tra, rà soát hồ sơ, chứng từ, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy định nội bộ.
• Tổng hợp chi phí liên quan phục vụ công tác quản lý và báo cáo.

4. Công tác hành chính

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính phát sinh theo phân công của Quản lý trực tiếp
• Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo các hoạt động được triển khai thông suốt, đúng quy trình và tiêu chuẩn của Tập đoàn.