Customer Service Supervisor

1. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC – JOB PURPOSE

Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động bộ phận Lễ tân, thực hiện các công tác hành chính và quản lý vận hành sảnh, đảm bảo chất lượng dịch vụ cao và vận hành hiệu quả.
Responsible for supervising the Reception team, performing administrative tasks and managing the lobby operations, ensuring high service quality and efficient operations.

3. TRÁCH NHIỆM CHÍNH – KEY RESPONSIBILITIES

• Đào tạo, hướng dẫn và giám sát công việc hàng ngày của nhân viên lễ tân.
  Train, guide and supervise daily tasks of the receptionists.
• Lập lịch làm việc, phân công nhiệm vụ cho nhân viên lễ tân.
  Schedule shifts and assign tasks for receptionists.
• Đảm bảo khu vực sảnh luôn sạch sẽ, ngăn nắp, đúng tiêu chuẩn thẩm mỹ.
  Ensure the lobby is always clean, tidy, and meets aesthetic standards.
• Đảm bảo nhân viên lễ tân có mặt đúng giờ, trang phục đúng quy định, thái độ lịch sự.
  Ensure receptionists are punctual, properly dressed and polite.
• Tiếp nhận, xử lý và/hoặc chuyển tiếp các phản ánh, yêu cầu từ cư dân, khách thuê.
  Receive, handle or escalate feedback and requests from residents and tenants.
• Hỗ trợ bộ phận CSKH trong việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu, khiếu nại của cư dân/khách thuê.
  Support Customer Service in receiving and handling resident/tenant requests or complaints.
• Quản lý việc ra/vào của khách và nhà thầu theo quy định.
  Manage entry/exit of visitors and contractors as per regulations.
• Phối hợp với bộ phận An ninh để kiểm soát khu vực sảnh.
  Coordinate with Security to monitor the lobby area.
• Ghi nhận và báo cáo các sự cố phát sinh tại khu vực lễ tân.
  Record and report incidents occurring at the reception area.
• Cập nhật, quản lý thông tin liên lạc khẩn cấp, bảng thông báo, tài liệu giới thiệu.
  Update and manage emergency contact info, notice boards, brochures.
• Quản lý các cuộc hẹn, lịch làm việc liên quan đến bộ phận lễ tân.
  Manage appointments and schedules related to reception.
• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ hoặc tiếp đón khách VIP.
  Coordinate internal events or VIP guest receptions.
• Theo dõi, đề xuất cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục cho bộ phận lễ tân.
  Monitor and request stationery, uniforms for the Reception team.
• Thực hiện báo cáo công việc định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
  Prepare periodic or ad-hoc reports as required.
• Phối hợp với các bộ phận để hỗ trợ công việc vận hành chung.
  Cooperate with other departments to support overall operations.
• Kiểm tra và đảm bảo hệ thống lễ tân hoạt động tốt (điện thoại, phần mềm, v.v.)
  Ensure reception systems function well (phones, software, ETC.)
• Theo dõi giờ làm việc, ngày phép, ngày nghỉ của nhân viên lễ tân.
  Monitor working hours, leave, days off of the reception team.
• Đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật nếu cần.
  Recommend rewards or disciplinary actions if necessary.
• Hướng dẫn nhân viên mới về quy trình, quy định công việc.
  Guide new staff on work processes and regulations.
• Luôn duy trì tinh thần phục vụ chuyên nghiệp, thái độ tích cực.
  Maintain professional service spirit and positive attitude.
• Cập nhật và áp dụng các quy định mới từ Ban Quản lý/Ban Giám đốc.
  Update and implement new regulations from Management/Board.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu từ cấp trên.
  Perform other duties as assigned by the management.

• Lương tháng 13.
  13th month salary.
• Thưởng hiệu suất theo KPI.
  KPI-based performance bonus.
• Chế độ thưởng vào các dịp lễ, Tết.
  Bonus regime on holidays and Tet.
• Nghỉ phép năm theo quy định.
  Annual leave as regulated.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo luật lao động.
  Full participation in social, health, and unemployment insurance according to labor laws.
• Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe PVI.
  PVI health care insurance.
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
  Annual periodic health check-up.
• Du lịch công ty, hoạt động team building.
  Company trip and team building activities.