Phân loại công việc – Cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

Tuesday, 21/05/2019
   

Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày, nhưng có những nhà quản trị làm được rất nhiều việc và thành công hơn người khác. Một trong những bí quyết của họ là biết quản trị tốt thời gian.

Ma trận quản trị thời gian

Quản trị thời gian là một chủ đề không mới nhưng vẫn luôn được nhắc lại đối với những nhà quản trị bận rộn. Thời gian là “vàng bạc” hay không tùy thuộc vào việc người ta đang “làm chủ” hay đang là “nô lệ” của thời gian.

Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian trống xuất hiện ngoài dự báo.

Nói chung, người biết quản trị thời gian là người biết phân loại đúng công việc mình cần làm vào từng nhóm, nhóm nào dành thời gian nhiều nhất và nhóm nào có thể rút ngắn thời gian. Họ biết từ chối những lời đề nghị không hữu ích làm tốn thời gian, tập trung vào làm việc để sau đó có những phút giây nghỉ ngơi, thư giãn thoải mái. Để có cơ sở phân loại, trước tiên cần liệt kê công việc cần làm.

Một trong những công cụ thông dụng để phân loại thời gian là ma trận quản trị thời gian, được cho là do Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Eisenhower đề xuất.

phan-loai-cong-viec-cach-giup-ban-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua-hinh-anh-1

Sử dụng ma trận thời gian sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Phân loại công việc thành 4 nhóm chính

Ma trận quản trị thời gian chia công việc ra thành bốn nhóm, dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc đó. Quan trọng là việc thời gian đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu, sau khi hoàn thành sẽ giúp tiến gần hơn với mục tiêu đã định. Việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý và triển khai đúng thời gian thường liên quan đến người khác. Sau đây là mô tả bốn nhóm công việc này.

Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian trống xuất hiện ngoài dự báo. Để làm được việc này, bạn nên chia công việc thành 4 nhóm sau:

Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp

Đây là nhóm công việc bắt buộc phải tiến hành ngay và thường gây khủng hoảng nhiều nhất. Có thể là những công việc đến hạn và đoán trước được thời gian xảy ra như nợ đến hạn trả, lễ kỷ niệm của công ty, những công việc tồn đọng do lười hay “quên” như lịch nộp báo cáo công việc, soạn nội dung bài nói chuyện trước công ty.

Cũng có thể là những công việc xảy đến đột ngột, không đoán trước được thời điểm xảy ra, như giải quyết một tai nạn lao động, giải quyết xung đột với khách hàng, hay tổ chức một cuộc họp khẩn về một vấn đề quan trọng.

Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Nhóm này bao gồm những công việc liên quan đến sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, bạn bè… Chẳng hạn, việc tập thể dục để duy trì sự sức khỏe, việc học ngoại ngữ hay học thêm những kỹ năng quản trị, việc xây dựng các mối quan hệ. Nhóm này không yêu cầu làm ngay, nhưng phải làm hết. Cần tạo thói quen kiên nhẫn, vượt qua những lúc thiếu động lực và dành nhiều thời gian. Cũng cần lên kế hoạch chi tiết cho việc triển khai nhóm công việc này.

phan-loai-cong-viec-cach-giup-ban-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua-hinh-anh-2

Tuỳ theo tính chất công việc bạn sẽ phân loại chúng vào những nhóm công việc khác nhau

Nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của nhóm công việc này là mặc dù chúng cần được làm ngay nhưng chẳng có tác động đáng kể đến mục tiêu đã định. Đó có thể là những cuộc họp vô bổ, những báo cáo không cần thiết, những email hay tin nhắn không quan trọng…

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, hay có thể uỷ quyền cho người khác hoặc phân công cho thư ký thực hiện. Trong thực tế, nhiều người dễ vướng vào cái bẫy “nghiện tính khẩn cấp”, có xu hướng liên kết những việc khẩn cấp với tính quan trọng và tốn nhiều thời gian để giải quyết nhóm công việc này.

Nhóm không quan trọng và không khẩn cấp

Đó có thể là trò chơi giải trí quá mức, ngồi buôn chuyện, chia sẻ tin vịt… Để tránh lãng phí thời gian, bản thân nhà quản trị không những học cách nói “không” với nhóm công việc này mà còn cần xây dựng thói quen xóa bỏ chúng ra khỏi nhân viên của mình trong giờ làm việc.

Tóm lại, việc áp dụng ma trận quản trị thời gian sẽ giúp xác định được điều gì quan trọng nhất mà nhà quản trị cần phải làm và tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian hạn hẹp.

Cach viet giay xin nghi phep chuan xac nen tham khao
Cách viết giấy xin nghỉ phép chuẩn xác nên tham khảo Trong khi đi làm, nghỉ phép là nhu cầu thiết yếu của người lao động khi gặp phải các công việc bận như đau ốm, hiếu, hỷ… Chính vì vậy giấy xin nghỉ phép...

Bình luận

Tin khác

Viet don xin thoi viec nhu the nao the hien su chuyen nghiep?

Viết đơn xin thôi việc như thế nào thể hiện sự chuyên nghiệp?

Đơn xin thôi việc nên viết như thế nào để thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như giúp quá trình nghỉ việc... 05/09/2019
HR la gi? Cac vi tri trong nganh HR bao gom nhung gi?

HR là gì? Các vị trí trong ngành HR bao gồm những gì?

Thực tế, khá nhiều người khi nghe cụm từ HR luôn thắc mắc không biết HR là gì? Trong ngành này bao gồm những vị... 05/09/2019
KPIs la gi? Tam quan trong cua KPIs trong cong viec?

KPIs là gì? Tầm quan trọng của KPIs trong công việc?

Khi cuộc sống ngày càng hiện đại thì các thuật ngữ viết tắt ngày càng được sử dụng nhiều, phổ biến một... 04/09/2019
Cach lap thoi gian bieu hieu qua can bang giua cong viec va cuoc song

Cách lập thời gian biểu hiệu quả cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Lập thời gian biểu là cách giúp bạn kiểm soát được thời gian, vừa hoàn thành công việc vừa nghỉ ngơi một cách... 04/09/2019
Nhung luu y de viet mot la thu tu choi nhan viec khon kheo nhat

Những lưu ý để viết một lá thư từ chối nhận việc khôn khéo nhất

Từ chối nhận việc tại một công ty nào đó là một việc làm khó khăn đối với nhiều người. Nếu như bạn không... 31/08/2019
5 dieu luu y truoc khi phong van giup ban de lai an tuong cho nha tuyen dung

5 điều lưu ý trước khi phỏng vấn giúp bạn để lại ấn tượng cho nhà tuyển dụng

Bạn nhận được lời mời phỏng vấn sau khi nộp hồ sơ ứng tuyển vào công ty mong muốn. Tuy nhiên, bạn lại lo lắng... 31/08/2019
Xem tất cả tin cùng chuyên mục