Chuyên Viên Hành Chính - Nam

QUẢN LÝ VẬT TƯ & TÀI SẢN

1. Quản lý dữ liệu tài sản & vật tư

• Phối hợp kế toán hạch toán tài sản; cập nhật & xử lý dữ liệu tài sản trên hệ thống ERP; thực hiện hồ sơ thanh hủy/điều chuyển theo quy định.
• Theo dõi biến động tài sản – vật tư thông qua báo cáo xuất – nhập – tồn.

2. Quản lý kho & kiểm kê

• Tổ chức kiểm kê định kỳ, dán barcode tài sản tại các địa điểm.
• Báo cáo định kỳ về mức tồn kho để các bộ phận kịp thời bổ sung vật tư, hàng hóa.

3. Xử lý hàng tồn & đảm bảo chất lượng kho

• Đề xuất phương án xử lý hàng tồn (thanh lý, điều chuyển, hủy) cho các bộ phận liên quan.
• Giám sát chất lượng hàng hóa lưu kho nhằm hạn chế hư hỏng, thất thoát.

TIẾP NHẬN & VẬN CHUYỂN VẬT TƯ, TÀI SẢN

1. Quản lý kho & tiếp nhận vật tư – tài sản

• Tiếp nhận vật tư/tài sản từ bộ phận Mua hàng và thực hiện nhập kho theo quy trình.
• Quản lý toàn bộ hoạt động xuất – nhập – lưu trữ vật tư/tài sản phục vụ mở mới, cải tạo và vận hành hệ thống cửa hàng.

2. Điều phối vận chuyển & bàn giao

• Điều phối việc vận chuyển vật tư/tài sản từ kho đến các cửa hàng/văn phòng và chiều ngược lại theo nhu cầu của các phòng ban.
• Theo dõi tiến độ, đảm bảo bàn giao đúng số lượng – đúng thời gian – đúng yêu cầu.

3. Sắp xếp kho & tiêu chuẩn 5S

• Thường xuyên sắp xếp hàng hóa khoa học, duy trì 5S kho định kỳ. Đảm bảo kho luôn ngăn nắp, dễ kiểm tra, dễ xuất nhập và hạn chế hư hỏng.

THANH TOÁN CHI PHÍ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG CỬA HÀNG

1. Thực hiện & phối hợp thanh toán chi phí

• Phối hợp với Kế toán và nhà thầu để chuẩn bị hợp đồng, chứng từ và xử lý hồ sơ thanh toán cho các chi phí của phòng Phát Triển Cửa Hàng.

2. Tiếp nhận & quản lý hồ sơ

• Tiếp nhận, lưu trữ đầy đủ các hồ sơ: đề xuất, thanh toán, nghiệm thu,… từ các bộ phận thuộc phòng Phát Triển Cửa Hàng.
• Đảm bảo hồ sơ minh bạch, đúng quy trình và dễ truy xuất khi cần.

3. Tổng hợp số liệu & hỗ trợ báo cáo

• Tổng hợp dữ liệu chi phí hoạt động – mua sắm để cung cấp cho quản lý phòng làm phân tích – báo cáo – dự toán ngân sách.

THANH TOÁN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH

1. Thực hiện hồ sơ & thanh toán chi phí hành chính định kỳ

• Chuẩn bị hồ sơ hợp đồng dịch vụ, tổng hợp chứng từ/hóa đơn và thực hiện thanh toán các chi phí hành chính hằng tháng tại khu vực miền Nam: dịch vụ bảo vệ, thuê máy photocopy, điện thoại bàn văn phòng, sim data.

2. Quản lý & đề xuất chi phí hành chính nhiều kỳ

• Đề xuất chi phí và tổng hợp chứng từ cho các khoản chi hàng tháng/quý/năm như: nước – rác – diệt côn trùng của hệ thống cửa hàng, tập huấn PCCC, in namecard,…

3. Báo cáo chi phí hành chính

• Lập và gửi báo cáo chi phí hành chính khu vực miền Nam cho kế toán để phục vụ công tác trích trước.

MUA HÀNG VẬT TƯ PHỤC VỤ MỞ MỚI CỬA HÀNG

1. Tìm kiếm & lựa chọn nhà thầu/nhà cung cấp

• Phối hợp các phòng ban để tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu chất lượng – giá – tiến độ.

2. Thu thập & so sánh báo giá

• Tổng hợp báo giá từ nhiều nhà cung cấp, so sánh giá – điều khoản công nợ – tiến độ giao hàng, và đề xuất lựa chọn tối ưu nhất.

3. Thực hiện hợp đồng & thanh toán

• Thực hiện hợp đồng mua hàng, tạm ứng và thanh toán theo quy trình. Đảm bảo đầy đủ hồ sơ, chứng từ đúng quy định và dễ dàng tra soát.

4. Nhận hàng & bàn giao

• Trực tiếp nhận hàng theo hợp đồng và bàn giao cho bộ phận/cửa hàng theo đúng số lượng và chất lượng.

5. Cập nhật hệ thống ERP

• Nhập PO mua hàng và phối hợp kế toán cập nhật tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác trên hệ thống ERP.

CÔNG VIỆC KHÁC

1. Quản lý tủ locker văn phòng HCM

• Theo dõi, quản lý và cấp phát tủ locker cho nhân viên văn phòng HCM.

2. Kiểm tra thiết bị điện sau giờ làm

• Phụ trách kiểm tra đèn, máy lạnh và các thiết bị điện tại toàn bộ khu vực làm việc của văn phòng HCM hàng ngày sau giờ làm, đảm bảo an toàn – tiết kiệm điện.

3. Hỗ trợ công việc chung

• Phối hợp thực hiện các công việc chung của phòng và công ty theo phân công của cấp quản lý.

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên
• Có 2 năm kinh nghiệm làm Hành chính/ các công việc liên quan đến Hành chính, Quản lý tài sản
• Có kiến thức về Thi công cửa hàng, vận chuyển, quản lý kho, thanh toán chi phí là lợi thế
• Chịu khó, có trách nhiệm trong công việc
• Co thể sử dụng MS. Word, MS. Excel

• Mức lương: 12 - 15 triệu gross/tháng.
• Tham gia đầy đủ BHXH.
• Tham gia Bảo hiểm sức khỏe cá nhân
• Thử việc: 02 tháng
• Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6 (8:30 - 17:30)