Công Ty TNHH Tư Vấn - Dịch Vụ - Đầu Tư Song Ngọc
Nhân Viên Thư Ký Ban Quản Lý
Thông tin chung
Ngày đăng
06/09/2024
Cấp bậc
Chuyên viên- nhân viên
Số lượng tuyển
1
Hình thức làm việc
Toàn thời gian cố định
Độ tuổi
20 - 45 tuổi
Yêu cầu kinh nghiệm
Dưới 1 năm
Mô tả công việc
- Trực điện thoại, tiếp xúc cư dân/khách hàng, tiếp nhận thông tin, ý kiến đóng góp của cư dân, ghi nhận vào sổ theo dõi của BQL
- Hướng dẫn đăng ký yêu cầu dịch vụ gửi xe, thang máy, hỗ trợ thông tin đăng ký định mức nước cho cư dân…
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu sửa chữa của cư dân đồng thời phân loại thông tin và lập yêu cầu sửa chữa chuyển đến từng bộ phận thích hợp;
- Trả lời các thắc mắc của cư dân, khách hàng về các loại phí Ban quản lý phát hành;
- Soạn thảo văn bản, nội dung các thông báo để ban hành trong Tòa nhà (dưới sự phê duyệt của Trưởng/Phó trưởng ban quản lý);
- Quản lý lưu trữ văn thư gọn gàng theo quy định, sử dụng và lưu trữ các biểu mẫu dùng trong Tòa nhà, chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu có liên quan đến công tác quản lý Tòa nhà.
- Điểm danh nhân viên, theo dõi chấm công hàng ngày, phát thông báo thu phí hàng tháng;
- Kiểm tra tiền phí quản lý, tiền điện, nước,... và thời hạn thanh toán của cư dân; Hằng ngày kế toán tiến hành thu các loại phí từ cư dân căn cứ vào thông báo thu phí; Lập các phiếu thu/ chi thanh toán; Kiểm tra tài khoản thông tin chuyển khoản của cư dân, lập phiếu thu; Nộp tiền thu phí vào tài khoản qua ngân hàng (hằng ngày) theo quy định nộp phí;
- Lập đề xuất gửi Trưởng BQL đề nghị các phương án giải quyết các khoản phí mà cư dân kiến nghị không đồng ý thanh toán (nếu có phát sinh);
- Thường xuyên trao đổi thông tin với các phòng/ban công ty SNC để thực hiện công việc được giao.
- Lập báo cáo tháng: bảng kê số phải thu trong tháng, báo cáo tài chính tháng, Lập danh sách thông tin khách hàng nợ của các tháng trước;
- Lập báo cáo tuần cho Trưởng Ban quản lý (theo quy định)
- Phối hợp giám sát công việc các bộ phận thuê ngoài (theo phân công của TBQL đồng thời khi TBQL đi vắng/ủy quyền);
Yêu cầu công việc
- Nam/Nữ từ 22-45 tuổi
- TN Cao đẳng/ĐH chuyên ngành: Quản trị KD, kế toán, hành chính
- Ưu tiên có kinh nghiệm
- Thành thạo Microsoft word, excel
Quyền lợi
- Lương thỏa thuận, các chế độ phúc lợi theo quy định.
- Chế độ đãi ngộ tốt, thăng tiến trong công việc.
- Các quyền lợi và nghĩa vụ thuộc về nội quy và thỏa ước lao động.
- Thưởng tháng 13 theo tình hình kinh doanh của Công ty
- Các ngày Lễ trong năm
Địa điểm làm việc
TP.HCM, 221/4 Lê Trọng Tấn, Phường Sơn Kỳ, Quận Tân Phú, Tân Phú
Công Ty TNHH Tư Vấn - Dịch Vụ - Đầu Tư Song Ngọc
Địa chỉ:221/4 Lê Trọng Tấn, Phường Sơn Kỳ, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Quy mô:10 - 150 người
Công ty TNHH Tư vấn - Dịch vụ - Đầu tư Song Ngọc thành lập ngày 05 / 05 / 2015
CHỨC NĂNG
1. Quản lý tòa nhà
- Thực hiện công việc vận hành, quản lý tòa nhà bao gồm các tòa nhà văn phòng, chung cư theo thỏa thuận với Chủ đầu tư hoặc Ban Quản trị tòa nhà
- Chăm sóc và duy trì khách hàng hiện tại để tạo thêm nguồn khách hàng tiềm năng cho Đơn vị kinh doanh trong các dự án mới;
- Hỗ trợ khách hàng trong giai đọan mới nhận căn hộ về ở, các thủ tục cần thiết như tạm trú / tạm vắng, KT3, hộ khẩu, đóng / mở điện nước;
- Đảm bảo công tác an ninh và mỹ quan cho Chung cư;
- Tăng nguồn thu từ thu các hạng mục của dự án như: dịch vụ hồ bơi, khu thương mại, giữ xe, cho thuê đất lắp trụ ATM, quảng cáo LCD trong thang máy, trạm khuếch sóng điện thoại, hầm kỹ thuật Cáp truyền hình …;
- Làm tốt công tác thu các loại phí, theo dõi công nợ;
- Tăng nguồn thu cho Chung cư;
- Quản lý nhân sự phục vụ cho công việc vận hành tòa nhà như: nhân viên kỹ thuật, nhân viên vệ sinh, nhân viên bảo vệ, nhà cung cấp cây cảnh, nhà cung cấp dịch vụ diệt côn trùng...;
- Tiếp nhận và triển khai thực hiện các chỉ thị của các cơ quan chức năng;
- Tiếp nhận các ý kiến đóng góp, yêu cầu của khách hàng và phản ánh lại cho chủ tòa nhà hoặc Ban Quản trị, các nhà cung cấp dịch vụ;
- Trực tiếp chăm sóc và quản lý khách hàng, kịp thời giải đáp các thắc mắc theo yêu cầu của khách hàng;
- Theo dõi và kiểm tra việc sử dụng điện nước của các chủ hộ.