Office Admin Executive (6 Month Contract)

1. Quản lý Chứng từ & Đối soát Thanh toán

• Chủ động thu thập và tiếp nhận toàn bộ chứng từ, hóa đơn từ các bộ phận (điện, nước, mạng, văn phòng phẩm, thuê văn phòng ...) đảm bảo đúng tiến độ và thời hạn quy định.
• Thực hiện kiểm tra, rà soát chuyên sâu tính minh bạch, hợp pháp, hợp lệ và độ chính xác của các số liệu trên chứng từ trước khi xử lý.
• Chuẩn hóa hồ sơ và bàn giao cho Kế toán Thanh toán theo đúng quy trình tài chính của công ty, hạn chế tối đa sai sót và chậm trễ.

2. Quản trị Hồ sơ Nhân sự & Hỗ trợ Vận hành C&B

• Đầu mối tiếp nhận và thực hiện đối soát dữ liệu/hồ sơ nhân sự online định kỳ (2 lần/tháng) từ bộ phận HRBP đối với các tuyến kiểm soát (từ cấp AM trở xuống).
• Đảm bảo tính bảo mật và chính xác của thông tin, kịp thời hoàn thiện và bàn giao dữ liệu sạch cho C&B nhằm đảm bảo quyền lợi chi trả lương, thưởng đầy đủ, đúng hạn cho CBNV.

3. Quản lý Tiện ích & Không gian Làm việc

• Đồng quản lý và giám sát việc vận hành hệ thống tiện ích văn phòng bao gồm: chi phí điện, nước, văn phòng phẩm (VPP), các loại thẻ thành viên/thẻ văn phòng, và kiểm soát chất lượng môi trường vệ sinh cảnh quan.
• Tối ưu hóa trải nghiệm không gian làm việc, đảm bảo môi trường làm việc luôn xanh - sạch - tiện nghi, tạo nguồn năng lượng tích cực cho toàn bộ nhân sự công ty.

4. Hỗ trợ Vận hành chung

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, hậu cần phát sinh khác theo điều phối và yêu cầu từ Quản lý trực tiếp nhằm duy trì sự vận hành trôi chảy của bộ máy văn phòng.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Hành chính, Kế toán, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 6 tháng kinh nghiệm ở các vị trí tương đương (Hành chính văn phòng, Kế toán thanh toán, Kế toán kho, hoặc Tiếp nhận & điều phối hồ sơ dịch vụ).
• Có kinh nghiệm thực tế trong việc quản lý vật tư, tài sản và lưu trữ tài liệu doanh nghiệp một cách khoa học.
• Thành thạo tin học văn phòng Microsoft Office (đặc biệt là kỹ năng xử lý dữ liệu trên Excel phục vụ đối soát, Word, PowerPoint, Outlook).
• Có khả năng đọc hiểu tài liệu hoặc giao tiếp bằng Tiếng Anh là một điểm cộng lớn.
• Tư duy logic tốt, có khả năng phân tích số liệu, rà soát chứng từ và giải quyết vấn đề nhanh chóng, chính xác.
• Tác phong làm việc chủ động, cẩn trọng, bảo mật thông tin tốt và có tinh thần dịch vụ nội bộ cao.

• Chế độ đãi ngộ cạnh tranh: Cam kết đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ dựa trên 100% mức lương.
• Thu nhập hấp dẫn: Hưởng lương tháng 13 cùng các khoản thưởng hiệu quả công việc (Bonus) xét theo năng lực đóng góp.
• Chăm sóc sức khỏe toàn diện: Sở hữu gói Bảo hiểm sức khỏe cá nhân cao cấp và tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
• Chế độ nghỉ phép năm tiêu chuẩn (12 ngày phép/năm hưởng nguyên lương) cùng các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Pháp luật.
• Môi trường làm việc năng động: Trải nghiệm không gian làm việc hiện đại, cởi mở, có nhiều cơ hội học hỏi và phát triển bản thân.