Thư Ký Giám Đốc

1. Là Cầu Nối Giao Tiếp Giữa Giám Đốc Với Khách Hàng, Đối Tác Và Các Phòng Ban

Truyền đạt các chỉ đạo, thông điệp và thông tin từ Giám đốc đến các bên liên quan một cách chính xác và kịp thời

Ghi nhận, tổng hợp và báo cáo lại các phản hồi, đề xuất từ các bộ phận cho Giám đốc

Duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với khách hàng, đối tác và nhân sự nội bộ

2. Trực Điện Thoại, Tiếp Nhận Và Phản Hồi Thông Tin Một Cách Chuyên Nghiệp

Trả lời các cuộc gọi đến của Giám đốc hoặc văn phòng lãnh đạo

Ghi chú và chuyển tiếp thông tin đến đúng người/phòng ban xử lý

Soạn thảo và gửi email, công văn hoặc thư mời theo yêu cầu của Giám đốc

3. Tham Gia Các Buổi Gặp Mặt, Làm Việc Và Tiếp Khách Cùng Giám Đốc Khi Cần Thiết

Ghi chép biên bản họp, tổng hợp nội dung trao đổi, và theo dõi việc thực hiện sau buổi làm việc

Hỗ trợ tổ chức buổi tiếp khách: chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu và các yếu tố hậu cần

Thể hiện thái độ chuyên nghiệp, thân thiện, góp phần xây dựng hình ảnh tích cực cho ban lãnh đạo

4. Hỗ Trợ Sắp Xếp Lịch Làm Việc, Chuẩn Bị Tài Liệu, Hậu Cần Cho Các Cuộc Họp, Công Tác

Lập kế hoạch lịch làm việc hằng ngày/tuần/tháng cho Giám đốc, ưu tiên và nhắc lịch các cuộc hẹn

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, thuyết trình phục vụ các cuộc họp hoặc chuyến công tác

Đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và các dịch vụ đi kèm khi Giám đốc đi công tác

5. Phối Hợp Với Các Bộ Phận Liên Quan Để Đảm Bảo Công Việc Trôi Chảy

Chủ động theo dõi tiến độ các công việc được giao từ Giám đốc đến các phòng ban

Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh liên phòng ban liên quan đến công việc chung

Gắn kết các hoạt động điều hành giữa Giám đốc và nhân sự cấp trung, cấp cơ sở

6. Thực Hiện Các Công Việc Hành Chính Và Cá Nhân Theo Chỉ Đạo Trực Tiếp Từ Giám Đốc

Chuẩn bị tài liệu cá nhân, quản lý hồ sơ cá nhân, giấy tờ cần thiết cho Giám đốc

Hỗ trợ các công việc cá nhân đặc biệt: tổ chức sự kiện, mua sắm, chuẩn bị quà tặng, sinh nhật,...

Giữ bí mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến Giám đốc và công ty

HỌC VẤN

Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành: Hành chính – Văn phòng, Ngoại ngữ, Quản trị kinh doanh, Ngoại giao, Kinh tế hoặc các ngành liên quan

Có kiến thức nền tảng vững vàng về kỹ năng văn phòng, giao tiếp doanh nghiệp và nguyên tắc ứng xử chuyên nghiệp trong môi trường công sở

Ưu tiên ứng viên đã từng tham gia các khóa học kỹ năng mềm, thư ký – trợ lý, hoặc các chương trình đào tạo chuyên sâu về giao tiếp và quản lý lịch làm việc

1. Ngoại Hình Và Tác Phong

Giới tính: Nữ, có chiều cao từ 1m60 trở lên, hình thức ưa nhìn, dễ tạo thiện cảm khi gặp gỡ đối tác

Tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu trong trang phục và cách thể hiện

Thái độ lịch sự, nhã nhặn và tinh tế trong giao tiếp

2. Độ Tuổi Và Kinh Nghiệm

Ưu tiên ứng viên từ 30 tuổi trở lên, có sự chững chạc, điềm tĩnh và tinh tế trong xử lý công việc

Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Thư ký, Trợ lý Giám đốc hoặc Nhân viên chăm sóc khách hàng cao cấp

Từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp, ưu tiên các ngành dịch vụ, đối ngoại, hoặc công ty nước ngoài

3. Kỹ Năng Giao Tiếp Và Ứng Xử

Kỹ năng giao tiếp xuất sắc, cả trực tiếp lẫn qua điện thoại, email; có khả năng truyền đạt thông tin mạch lạc và khéo léo

Ứng xử linh hoạt, biết cách xử lý tình huống và giải quyết vấn đề phát sinh một cách chủ động

Tự tin khi tham gia các cuộc họp, buổi tiếp khách, sự kiện gặp gỡ đối tác trong và ngoài nước

4. Ngoại Ngữ

Có khả năng giao tiếp tốt bằng Tiếng Anh hoặc Tiếng Trung (ưu tiên ứng viên sử dụng được cả hai)

Đọc hiểu tài liệu, viết email, và trao đổi cơ bản với khách hàng/đối tác nước ngoài

5. Phẩm Chất Cá Nhân Và Thái Độ Làm Việc

Tinh thần trách nhiệm cao, luôn chủ động theo dõi công việc và hỗ trợ Giám đốc kịp thời

Tính cách linh hoạt, nhanh nhẹn, xử lý tốt nhiều đầu việc cùng lúc

Giữ cam kết, trung thực và tuyệt đối bảo mật thông tin liên quan đến công việc và ban lãnh đạo

6. Khả Năng Tham Gia Hoạt Động Đối Ngoại

Sẵn sàng tham gia các buổi giao lưu, gặp mặt, tiệc đối tác, tiệc doanh nghiệp khi được yêu cầu

Có thể đi công tác hoặc di chuyển linh hoạt cùng Giám đốc khi cần thiết

• Lương từ 1.000 – 2.000 USD, thỏa thuận theo năng lực thực tế.
• Làm việc trực tiếp với Giám đốc – cơ hội học hỏi nhanh, phát triển toàn diện kỹ năng.
• Tham gia công tác, sự kiện, tiếp xúc môi trường doanh nhân chuyên nghiệp.
• Môi trường làm việc hiện đại, thân thiện, cơ hội thăng tiến.
• Được hưởng đầy đủ BHXH, BHYT, các phúc lợi theo quy định.