Trợ Lý Tổng Giám Đốc

1. Theo dõi & hỗ trợ vận hành các phòng ban 

• Nắm bắt tiến độ công việc của từng phòng ban theo tuần, tháng.

• Phát hiện sớm các điểm tắc nghẽn trong vận hành liên phòng ban .

• Hỗ trợ triển khai các chỉ đạo, quyết định của TGĐ xuống các phòng ban; theo dõi phản hồi và kết quả thực hiện. 

• Điều phối xử lý các tình huống phát sinh đột xuất liên quan đến nhiều bộ phận, đảm bảo thông tin không bị mắc kẹt tại một đầu mối. 

 

2 Tổng hợp báo cáo & xử lý thông tin cho Ban Giám Đốc 

• Thu thập báo cáo tuần từ tất cả các phòng ban (Kinh doanh, Kho, Marketing, Kế toán, Nhân sự,…). 

• Tổng hợp, chuẩn hoá và trình bày thành báo cáo tổng hợp ngắn gọn, súc tích gửi TGĐ – nêu rõ điểm nổi bật, điểm rủi ro và các vấn đề cần quyết định. 

• Chuẩn bị số liệu, dữ liệu nền khi TGĐ cần tham chiếu để ra quyết định (doanh số vùng, tồn kho, tình hình nhân sự…). 

• Lưu trữ, phân loại và quản lý hệ thống tài liệu nội bộ theo chuẩn – đảm bảo TGĐ có thể tra cứu nhanh bất cứ khi nào cần. 

 

3 Quản lý lịch, cuộc họp & điều phối công việc của TGĐ 

• Lên và quản lý lịch làm việc hàng tuần cho TGĐ: Họp nội bộ, gặp đối tác, sự kiện, công tác. 

• Tổ chức các cuộc họp định kỳ (giao ban tuần, họp BGĐ, họp liên phòng ban): chuẩn bị agenda, tài liệu tham chiếu, mời thành phần phù hợp, đặt phòng họp / kết nối online. 

• Ghi chép nội dung cuộc họp (meeting recap): tóm tắt các quyết định đã thống nhất, công việc được giao, deadline cụ thể và người chịu trách nhiệm. 

• Theo dõi và nhắc nhở các phòng ban thực hiện các đầu việc phát sinh từ cuộc họp; báo cáo kết quả lại cho TGĐ. 

• Hỗ trợ TGĐ trong việc chuẩn bị nội dung, slide, dữ liệu phục vụ các buổi trình bày, thương lượng, hay sự kiện đối ngoại. 

 

4 Cải tiến quy trình & các nhiệm vụ đặc biệt 

• Quan sát, phân tích và đề xuất cải tiến các quy trình vận hành liên phòng ban còn bất cập – hướng tới giảm thiểu thủ công, tăng tốc độ xử lý. 

• Tham gia hoặc dẫn dắt các dự án cải tiến nội bộ theo yêu cầu của TGĐ (ví dụ: chuẩn hoá biểu mẫu báo cáo, xây dựng quy trình mới, onboarding nhân sự quản lý cấp cao…). 

• Thực hiện các nhiệm vụ mang tính chiến lược, bảo mật do TGĐ giao – đòi hỏi độ tin tưởng cao và khả năng làm việc độc lập.

- Có từ 2-4 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Trợ lý GĐ/TGĐ, Chuyên viên vận hành, Business Analyst).
- Ưu tiên ứng viên có nền tảng làm việc tại doanh nghiệp phân phối, sản xuất, dược phẩm hoặc FMCG.
- Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường nhiều phòng ban, quản lý thông tin phức tạp và nhịp độ công việc nhanh.
- Tư duy tổng hợp, phân tích sắc bén, kỹ năng viết và trình bày rõ ràng, mạch lạc.
- Khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối, tinh thần trách nhiệm cao và sự cẩn thận, tỉ mỉ.

 - Thu nhập khi đạt 100% KPI: 17 - 25 triệu VND