Operation Assistant Intern Part-Time 2024 / Trợ Lý Vận Hành Bán Thời Gian - 2024

1. Kế toán và Tài chính

Accounting & finance tasks

- Theo dõi và thực hiện báo cáo số liệu kế toán và tài chính hằng tháng

- Produce monthly accounting and finance reports

- Theo dõi các khoản thanh toán và các khoản phải thu của khách hàng. Lên kế hoạch và chủ động liên hệ và nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán sắp đến hạn, đến hạn và trễ hạn của họ

- Follow up client’s payments & receivables. Planning and proactively contacting and reminding clients of upcoming, due and delinquent payments

- Theo dõi và thanh toán các hóa đơn cho các nhà cung cấp dịch vụ đúng hạn

- Monitor & pay suppliers invoice on time

- Lập và xử lý các khoản thanh toán lương chính xác và kịp thời

- Prepare and process payroll payments accurately and timely

- Hỗ trợ kế toán thực hiện kiểm toán vào tháng 1 và tháng 2 hàng năm

- Support external audit team at the end of financial year (in January & February)

- Hỗ trợ kế toán lập kế hoạch, dự toán ngân sách theo từng năm và đưa ra giải pháp khắc phục các vấn đề về tài chính

- Assist accountants with financial planning, budgeting, and problem solving

2. Quản lý dự án

Project management tasks

- Soạn thảo hợp đồng và các thủ tục giấy tờ liên quan đến dự án theo yêu cầu của khách hàng

- Prepare contracts and paperwork related to the project

- Tổng hợp và quản lý các giấy tờ liên quan của từng khách hàng và từng dự án

- Synthesize and manage all relevant documents for each client and project

- Phối hợp với người quản lý chính của từng dự án để tuyển dụng đáp viên dựa trên yêu cầu và điều kiện tuyển dụng của dự án

- Work with project owners to recruit respondents based on the scope of work

- Tiến hành thanh toán kịp thời, chính xác cho đáp viên

- Make payments to research respondents accurately and timely

- Tổng hợp thông tin nộp thuế và nộp thuế cho đáp viên theo hướng dẫn

- According to the instructions, summarize tax payments and tax payment information for respondents.

- Hoàn thành gửi thông báo thuế đến đáp viên trước quý 1 hàng năm và hỗ trợ thêm giấy tờ khi có yêu cầu của đáp viên

- Complete and send tax notices to respondents by the first quarter of each year, and provide additional documents as requested by respondents.

- Cập nhật hệ thống quản lý đáp viên và quản lý khách hàng

- Update the respondent management and client management systems

- Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên trong quá trình thực hiện dự án

- Booking airline tickets and hotel rooms for employees during project implementation

- Hỗ trợ ghi chép, nghe thu âm phỏng vấn, cuộc họp

- Assistance with taking notes and listening to recordings of interviews and meetings

3. Quản lý vận hành

Operational tasks

- Hỗ trợ xây dựng các quy trình mới và cập nhật kịp thời khi có thay đổi

- Support to build new SOP and updated written SOP

- Tổ chức và quản lý các tài liệu giấy tờ liên quan đến việc vận hành công ty

- Organise and manage documents

- Cập nhật các quy định mới về thuế, kế toán và nhân sự và tư vấn cho ban quản lý về những thay đổi trong quy trình

- Update new tax, accounting and human resources regulations and advise management for changes in the SOP

- Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự, đào tạo, huấn luyện nhân viên mới

- Assist with the recruitment, training, and coaching of new employees

- Chuẩn bị thủ tục giấy tờ và hợp đồng lao động cho nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp

- Prepare paperwork and labor contracts for new employees

- Hỗ trợ lập kế hoạch theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

- Plan for monitoring and evaluating employee work performance

- Hỗ trợ quản lý tổ chức các sự kiện của Công ty

- Assist in the organization of company events.

- Quản lý quy trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ, thiết bị của nhân viên trong Công ty

- Manage the company's employees' use of products, services, and equipment

- Quản lý công ty IT đang hỗ trợ vận hành IT cho Công ty

- Managing the IT company that supports DeltaMV's IT operations

- Quản lý các thiết bị sử dụng trong văn phòng và tư vấn khi cần sửa chữa hay mua mới

- Manage office equipment and advise on when IT needs to be repaired or replaced

- Quản lý và bổ sung văn phòng phẩm kịp thời

- Timely management and replenishment of stationery

- Duy trì môi trường làm việc an toàn và lành mạnh bằng cách thiết lập, tuân theo và thực thi các tiêu chuẩn, quy trình cũng như tuân thủ quy định pháp luật

- Maintain a safe and healthy work environment by establishing, adhering to, and enforcing standards, procedures, and legal compliance

- Sắp xếp hồ sơ, vật dụng trong văn phòng gọn gàng

- Organize office documents and items neatly

- Giữ gìn văn phòng gọn gàng, sạch đẹp. Nhắc nhở nhân viên trong Công ty về việc giữ gìn văn phòng gọn gàng, sạch đẹp.

- Keep the office neat and clean. Remind employees to keep the office neat and clean

- Quản lý và theo dõi tiến độ công việc của nhà thầu khi Công ty có nhu cầu sửa chữa, xây dựng

- Manage and monitor the progress of the contractor when the company requires repair or construction

- Hỗ trợ và theo dõi khi Công ty có nhu cầu về in ấn hay làm quà tặng

- Support and follow-up when the company requires printing or gifting

- Hỗ trợ quản lý giữ gìn mối quan hệ với các bác sĩ và bệnh viện (vd: tặng quà vào dịp Trung Thu và Tết ta)

- Assist management in maintaining relationships with doctors and hospitals (presenting gifts during the Mid-Autumn Festival and the Lunar New Year)

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý

- Other tasks as assigned by management

-              Great career opportunities and fast-paced development 

-              Cơ hội việc làm tốt và tiềm năng phát triển nhanh chóng

-              Be part of a great company's culture, working with collaborative and smart people 

-              Làm việc trong môi trường văn hoá công ty tốt và cộng tác với đồng nghiệp tài năng

-              Opportunities to gain experience working on international environment

-              Cơ hội tích luỹ kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế

-              Opportunity to develop long-term career path in professional services

-              Cơ hội phát triển sự nghiệp lâu dài trong lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp

-              Competitive internship allowance

-              Trợ cấp thực tập hấp dẫn

-              Supported to attend various short-term and long-term training courses

-              Được hỗ trợ tham gia các khoá đào tạo ngắn hạn và dài hạn

-              Macbook provided

-              Được cung cấp Macbook làm việc

-              Snacks are refilled every week

-              Đồ ăn nhẹ được cung cấp mỗi tuần

-              Company trip every year

-              Du lịch cùng công ty mỗi năm

-              Great career opportunities and fast-paced development 

-              Cơ hội việc làm tốt và tiềm năng phát triển nhanh chóng