Trưởng Phòng Kỹ Thuật Nhà Máy

A. CÁC MỤC TIÊU CỐT LÕI:

• Kiểm soát, chuẩn hóa và tối ưu hóa hoạt động kỹ thuật và quản lý cơ sở vật chất tích hợp (IFM) tại các dự án thông qua lập kế hoạch, phân loại danh mục ưu tiên và thực thi; thứ tự ưu tiên dựa trên: an toàn, rủi ro, tuân thủ và tác động vận hành.
• Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn, quy định pháp luật, tiêu chuẩn của khách hàng và công ty thông qua đánh giá định kỳ và đối chiếu bằng chứng thực tế.
• Duy trì vận hành ổn định trên tất cả các mảng dịch vụ IFM nhằm giảm thiểu rủi ro, ngăn ngừa sự cố và giữ uy tín với khách hàng.
• Xác định, giải trình và tối ưu hóa nhân sự, phạm vi công việc cùng các yêu cầu kỹ thuật dựa trên dữ liệu đánh giá vận hành.
• Xây dựng hệ thống, quy trình và năng lực đội ngũ theo định hướng của Văn phòng Quốc gia; phát triển đội ngũ giám sát kỹ thuật và IFM kế cận.

B. TRÁCH NHIỆM CHÍNH CỦA VỊ TRÍ:

• Giám sát và kiểm soát hoạt động kỹ thuật, IFM tại các dự án được giao (bao gồm dịch vụ kỹ thuật, nhà cung cấp, nhà thầu) thông qua lịch kiểm tra dự án định kỳ, đảm bảo phần lớn thời gian làm việc diễn ra trực tiếp tại dự án.
• Đánh giá dự án dựa trên danh mục rủi ro trong mỗi lần kiểm tra; lập văn bản ghi nhận kết quả, chấm điểm và xác thực việc hoàn thành các biện pháp khắc phục.
• Kiểm tra thực tế tình trạng tài sản, việc thực hiện bảo trì phòng ngừa (PM), chất lượng dịch vụ và hồ sơ tuân thủ.
• Ghi nhận và quản lý các rủi ro vận hành; báo cáo leo thang trong vòng 24 giờ đối với các rủi ro nghiêm trọng và theo dõi tiến độ xử lý.
• Xác định yêu cầu về nhân sự và phạm vi công việc dựa trên danh mục tài sản, khối lượng công việc, nghĩa vụ tuân thủ và nhu cầu vận hành thực tế.
• Khảo sát dự án và đánh giá kỹ thuật (Technical Due Diligence) cho các dự án mới và hiện tại bằng khung tiêu chuẩn của công ty.
• Nâng cao năng suất vận hành bằng cách lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và loại bỏ các quy trình thừa mà không làm tăng số lượng nhân sự.
• Huấn luyện và hỗ trợ các trưởng bộ phận tại dự án để đảm bảo kỷ luật và hiệu suất làm việc đạt tiêu chuẩn yêu cầu; trực tiếp can thiệp và định hướng khi hiệu suất kém.
• Cung cấp mô hình nhân sự, dữ liệu giá và xác thực kỹ thuật để hỗ trợ bộ phận Phát triển Kinh doanh xây dựng giải pháp thương mại.
• Làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) và các bộ phận nội bộ để tiếp nhận phản hồi bằng văn bản và giải quyết sự cố phát sinh.

C. CÁC MỤC TIÊU CỤ THỂ – NĂM ĐẦU TIÊN:

Chỉ số An toàn:

• Đạt 100% tỷ lệ tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và yêu cầu pháp lý (đo lường hàng tháng).
• 0 xảy ra sự cố mất thời gian lao động (LTI) tại các dự án được giao.
• 100% nhân sự hoàn thành các khóa đào tạo về an toàn đúng hạn.
• Điểm đánh giá an toàn hàng tháng đạt $\ge 90\%$.
• 100% sự cố được báo cáo trong vòng 24 giờ và lập lộ trình khắc phục.

Độ tin cậy của thiết bị:

• Tỷ lệ hoàn thành bảo trì phòng ngừa (PM) đạt $\ge 90\%$ (xác thực hàng tháng qua biên bản đánh giá).
• 100% công việc có kế hoạch được hoàn thành đúng hạn.
• 0 lặp lại sự cố đối với các thiết bị trọng yếu trong vòng 30 ngày liên tục.
• Đảm bảo hệ thống trọng yếu sẵn sàng hoạt động 100% hàng tháng.
• 100% các bất thường của thiết bị được báo cáo trong vòng 24 giờ và xử lý trong thời gian thỏa thuận.

Sự hài lòng của khách hàng:

• Điểm phản hồi tích cực từ các bên liên quan đạt $\ge 80\%$ hàng quý.
• 0 để khiếu nại của khách hàng tồn đọng quá 48 giờ.
• 100% báo cáo gửi đúng hạn với độ chính xác đạt $\ge 95\%$.
• Thu thập và xử lý phản hồi của các bên liên quan hàng tháng.
• Tỷ lệ đạt hiệu suất của nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ đạt $\ge 95\%$ (đo lường hàng tháng).

Thời gian thực hiện và giao việc:

• Tỷ lệ tuân thủ lịch trình bảo trì kế hoạch đạt $\ge 95\%$ hàng tháng.
• Tỷ lệ hoàn thành các hành động khắc phục đúng hạn đạt $\ge 95\%$.
• Nộp báo cáo sự cố trong vòng 12 giờ (gồm nguyên nhân gốc rễ và kế hoạch hành động).
• Tỷ lệ hoàn thành công việc tuần đúng hạn đạt $\ge 95\%$.
• Nộp báo cáo tuần và báo cáo tháng đúng hạn, đủ nội dung.

Hiệu suất tổng thể & Trách nhiệm giải trình:

• Chịu trách nhiệm 100% việc xử lý dứt điểm các lỗi phát hiện sau đánh giá đúng thời hạn thỏa thuận.
• Chỉ số hiệu suất (KPI) của dự án tăng trưởng theo từng tháng.
• Nhận được phản hồi tích cực từ ban lãnh đạo nội bộ về kỹ năng giao tiếp và độ tin cậy đạt $\ge 90\%$ hàng quý.
• 0 lặp lại các vấn đề vận hành đã có biên bản xử lý.
• Các chỉ số về tuân thủ, hiệu quả và kiểm soát rủi ro của danh mục dự án tăng rõ rệt bằng số liệu cụ thể.

D. MỐI QUAN HỆ CỦA VỊ TRÍ TRONG TỔ CHỨC:

• Báo cáo trực tiếp cho Ban lãnh đạo Văn phòng Quốc gia dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Điều hành.
• Phối hợp với Trưởng phòng Tài chính để kiểm soát chi phí và phê duyệt định biên nhân sự.
• Hợp tác với Trưởng phòng Phát triển Kinh doanh về giải pháp kỹ thuật và ngân sách thương mại.
• Phối hợp với Trưởng phòng Nhân sự để tuyển dụng, đào tạo và cơ cấu nguồn lực.
• Làm việc với Trưởng bộ phận Quản lý Hệ thống Chất lượng (QMS) về tiêu chuẩn đánh giá, tính tuân thủ và kiểm soát tài liệu.
• Quản lý và hướng dẫn trực tiếp các Trưởng bộ phận tại dự án cùng đội ngũ của họ.
• Làm việc với Khách hàng để cập nhật thông tin và quản lý hiệu suất dịch vụ.
• Phối hợp với các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM), nhà cung cấp dịch vụ IFM, nhà thầu và chuyên gia kỹ thuật để kiểm tra tính tuân thủ.
• Phối hợp với Chuyên viên Thu mua và Hành chính để xử lý đơn mua sắm, hậu cần và thủ tục hành chính.
• Chịu trách nhiệm chính về hiệu suất của các dự án; thực hiện báo cáo tháng và tiếp thu phản hồi của các bên để cải tiến vận hành.

1. Học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kỹ thuật (hoặc các ngành liên quan), hoặc có kinh nghiệm thực tế tương đương.
2. Kinh nghiệm: 6–10 năm làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật, quản lý cơ sở vật chất tích hợp (IFM) hoặc các môi trường tương đương.
3. Kỹ năng chuyên môn: Có kinh nghiệm vận hành dự án, đánh giá kỹ thuật (hoặc sẵn sàng đào tạo để phát triển năng lực này).
4. Kiến thức: Nắm vững các hệ thống IFM chuyên về kỹ thuật, quản lý tài sản thiết bị và các quy định tuân thủ pháp lý/an toàn.
5. Năng lực lãnh đạo: Có khả năng điều hành, hướng dẫn và tạo sự đồng thuận giữa các đội ngũ và các bên liên quan.
6. Kỹ năng bổ trợ: Giải quyết vấn đề, tổ chức và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên; có khả năng làm việc độc lập dưới áp lực cao.
7. Tính chất công việc: Sẵn sàng di chuyển, làm việc tại nhiều dự án theo kế hoạch và linh hoạt theo yêu cầu vận hành.
8. Công cụ quản lý: Có khả năng định biên nhân sự và phân bổ nguồn lực dựa trên các khung tiêu chuẩn có sẵn.
9. Phẩm chất: Chịu trách nhiệm về kết quả công việc, độ tin cậy cao và tuân thủ kỷ luật chuyên môn.
10. Ngoại ngữ: Tiếng anh căn bản, có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ đề viết mail và lập báo cáo

1. Bảo hiểm: Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo đúng quy định của pháp luật.
2. Thưởng: Lương tháng 13 và thưởng các ngày lễ, Tết.
3. Hiệu suất: Thưởng theo hiệu quả công việc.
4. Đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ và lộ trình phát triển công việc tại công ty.
5. Môi trường làm việc: Làm việc tại văn phòng và các dự án theo quy trình chuẩn của công ty.
6. Hoạt động tập thể: Tham gia các hoạt động gắn kết đội ngũ (team-building) và du lịch hàng năm.
7. Phúc lợi khác: Các chế độ khác theo chính sách nội bộ của công ty.