Nhân Viên Mua Hàng

1. Mua hàng và tìm nguồn cung ứng

• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận Kinh doanh và các phòng ban liên quan.
• Tìm kiếm, đánh giá và phát triển nhà cung cấp trong nước và nước ngoài.
• Thu thập báo giá, so sánh giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
• Đàm phán giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản thương mại.
• Lập đơn đặt hàng (PO) và theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng.

2. Quản lý chứng từ, đơn hàng, hợp đồng và giao hàng

• Theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng số lượng, chất lượng và thời gian yêu cầu.
• Cập nhật tình trạng đơn hàng cho các bộ phận liên quan.
• Soạn thảo, theo dõi và lưu trữ các hợp đồng mua bán với nhà cung cấp theo quy định của Công ty. Đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng được thực hiện đầy đủ và đúng cam kết.

3. Quản lý nhà cung cấp

• Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp hiện hữu.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng.
• Phối hợp xử lý các khiếu nại liên quan đến chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ của nhà cung cấp. Xử lý các vấn đề phát sinh như chậm giao hàng, thiếu hàng hoặc sai chứng từ.

4. Quản lý tồn kho và chi phí.

• Theo dõi tồn kho và đề xuất kế hoạch mua hàng phù hợp nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định.
• Kiểm soát mức tồn kho an toàn, hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.
• Hỗ trợ tìm kiếm các giải pháp tối ưu chi phí mua hàng.

5. Chứng từ và xuất nhập khẩu

• Kiểm tra và theo dõi các chứng từ mua hàng, nhập khẩu như: Hợp đồng, Invoice, Packing List, COA, SDS/MSDS, C/O và các chứng từ liên quan.
• Phối hợp với bộ phận Xuất nhập khẩu và Kho để đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng tiến độ.
• Phối hợp với phòng kế toán để theo dõi tình trạng thanh toán quốc tế

6. Báo cáo và công việc khác

• Cập nhật dữ liệu nhà cung cấp, giá mua và thông tin sản phẩm trên hệ thống.
• Thực hiện các báo cáo mua hàng định kỳ theo yêu cầu.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp quản lý.